Цифровая трансформация – это не просто тренд, это реальная возможность сделать бизнес более гибким, прозрачным и эффективным.
С помощью онлайн-сервисов можно легко избавиться от бумажного хаоса, оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность сотрудников. О том, как именно онлайн-инструменты могут помочь перейти от бумажного документооборота к удобному и эффективному digital-решению, рассказал сооснователь сервиса Форма Никита Колосов.
«Ведение электронного документооборота несет в себе множество преимуществ: сокращение времени на заполнение документов, уменьшение ошибок в них, использование электронно-цифровой подписи для визирования документов, сокращение шансов на потерю документов, и, что не менее важно, обеспечивает экологичность, так как требуется меньшее количество бумаги», — комментирует сооснователь сервиса Форма Никита Колосов.
Почему бумажный документооборот – это зло?
Поиск нужного документа в папках, отправка почтой, ожидание доставки, подписание бумаг – все это отнимает огромное количество времени, которое можно было бы потратить на более важные задачи. Сюда можно добавить временные затраты на неправильно заполненные бланки, поиск утерянных документов, ошибки при хранении – это приводит к проблемам с делопроизводством и может повлечь за собой финансовые потери.
Отсутствие единой системы документооборота затрудняет отслеживание движения документов и контроль за их выполнением. Приходится постоянно носить с собой кучу бумаг, искать место для их хранения, все время ощущается дискомфорт.
Это еще и не экологично, ведь производство и утилизация бумажных документов создает серьезную нагрузку на окружающую среду. Поэтому очень важно использовать инновационные разработки, которые сделают процесс ведения бизнеса более приятным и эффективным.
Как онлайн-инструменты облегчат жизнь?
Они действительно помогут сэкономить время! Это один из огромнейших плюсов. Также можно получить еще несколько преимуществ.
Автоматизация процессов
Онлайн-помощники смогут взять на себя часть обязанностей, среди них:
— Создание документов – конструкторы документов, к примеру, такие как сервис Форма, позволяют быстро создавать любые шаблоны, заполнять их онлайн и получать готовый документ меньше чем за минуту.
— Цифровое подписание – электронная подпись значительно ускоряет процесс согласования и подписания документов, исключая необходимость физического присутствия сторон.
— Хранение документов – облачные хранилища обеспечивают безопасное хранение документов, доступ к которым можно получить в любое время с любого устройства.
Контроль и прозрачность
Система уведомлений позволяет отслеживать, где находится документ, кто его подписал и когда.
Инструменты аналитики помогают получить ценную информацию о работе с документами, оптимизировать процессы и повысить эффективность.
Электронная система документооборота повышает уровень ответственности сотрудников за работу с документами.
Удобство и доступность
Доступ к документам и системам документооборота возможен с любого устройства, подключенного к интернету. Мобильные приложения для документооборота позволяют работать с документами в дороге или вне офиса. Отказ от бумаги и почтовых отправлений дает возможность существенно сократить расходы на документооборот.
Как выбрать онлайн-инструменты для документооборота?
На рынке представлено большое количество сервисов, облегчающих ведение документооборота. При подборе подходящего решения нужно учитывать следующие факторы:
— Функциональность – система должна соответствовать потребностям компании, обеспечивая создание, хранение, подписание и отслеживание документов.
— Безопасность – защита данных является приоритетом, важно обеспечивать надежное хранение и доступ к документам только авторизованным пользователям.
— Интеграция – возможность интегрировать систему с другими программными продуктами (например, CRM, бухгалтерские системы), чтобы оптимизировать процессы и повысить эффективность.
— Стоимость – цены на услуги онлайн-сервисов могут значительно отличаться, поэтому следует выбрать оптимальный вариант с учетом бюджета компании.
— Техническая поддержка – наличие квалифицированной технической поддержки позволит быстро решить любые проблемы, возникающие в работе с системой.
Как максимально комфортно перейти к онлайн-документообороту?
В первую очередь, следует определиться: какие документы используются чаще всего, какие процессы нужно оптимизировать, и какие задачи должны решаться с помощью онлайн-инструментов.
Затем необходимо проанализировать различные онлайн-сервисы, и выбрать подходящее решение с учетом потребностей и бюджета компании.
Система настраивается в соответствии с требованиями каждой отдельно взятой компании, добавляются пользователи, создаются шаблоны документов и настраивается право доступа.
Очень важно обучить сотрудников работе с новой системой, чтобы они могли эффективно использовать все ее возможности. Затем можно запустить систему в тестовом режиме, провести испытание, и убедиться, что она работает стабильно и соответствует всем потребностям компании.
Необходимо постоянно совершенствовать систему, добавлять новые функции, оптимизировать процессы, чтобы повышать эффективность работы с документами.
Электронный документооборот – это важный шаг на пути к цифровой трансформации бизнеса. Он позволит повысить эффективность работы, сократить расходы, улучшить взаимодействие между сотрудниками и партнерами, а также повысить уровень экологичности. Не стоит откладывать переход в долгий ящик. Если начать сегодня, то уже завтра можно наблюдать, как бизнес становится более гибким, эффективным и современным.
